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A importância de manter atualizados e em ordem os cadastros da sua empresa

Cadastro de clientes e fornecedores:

 

Hoje vamos falar um pouco sobre a importância de fazer o cadastramento (de forma correta) dos seus clientes e fornecedores.

Alguns empresários, erroneamente, acreditam que seja perda de tempo realizar os cadastros dos seus clientes e fornecedores, alguns até pensam atrapalhar o andamento dos atendimentos.

É de suma importância ter um banco de dados (online) com o cadastro de todos os clientes e fornecedores, para ter uma base de quem realmente compra e em que você pode confiar para fornecer produtos de qualidade para sua empresa.

O sistema de cadastros de clientes também ajudará a traçar um perfil de cada cliente com as suas preferências, quanto normalmente se dispõem a pagar por locação, bem como a melhor forma de pagamento. Isso fará toda a diferença quando estiver lidando com um cliente antigo. Ajuda, também, na otimização do atendimento pois, a sua equipe vai apresentar apenas produtos que façam o estilo do seu cliente, assim evitará constrangimento de ofertar algo que não se enquadre no perfil do cliente.

É importante também manter o cadastro de fornecedores sempre atualizado, pois dessa forma você saberá onde e quando conseguirá os melhores produtos do mercado bem como os melhores preços. O cadastro de fornecedores atualizado ajudará também na busca por parceiros constantes, pois assim você saberá quem preza pela qualidade e bom serviço e que vai agregar a sua equipe.

Um bom sistema de cadastramento ajudará também no pós-venda, te ajudando a estreitar laços com seus clientes e fornecedores, enviando mensagens personalizadas ou até mesmo no sistema de fidelização junto a sua empresa.

E qual seria o maior benefício de um programa de cadastramento? A lista de benefícios para sua empresa é extensa: agilidade nos atendimentos, praticidade, uma vez que feito o cadastro do cliente/fornecedor não precisará refazê-lo no futuro já que as informações ficam armazenadas no banco de dados do servidor do sistema, dessa maneira a sua equipe poderá focar nas melhorias do atendimento ao cliente e em questões operacionais para fechar o negócio, não precisará armazenar, como era feito antigamente, fichas de papel (o planeta agradece), dentre outros benefícios.

E quais informações é necessário conter no cadastro? Um bom cadastro deve conter, essencialmente, informações básicas sobre os seus clientes/fornecedores como nome completo, endereço, telefone, email, data de aniversário (isso ajudará no envio de mensagens personalizadas e marketing), profissão, sexo, idade. E pode conter também informações secundárias como redes sociais, onde conheceu a sua empresa, status do cliente (vip ou não), se esse cliente tem fidelização, fotos, documentos, desconto, etc.

E qual a relevância de ter um sistema online que faça os cadastros da sua empresa? Antigamente, o cadastro de clientes era feito por meio de fichas, preenchidas a mão. Com o passar do tempo, passou a utilizar as planilhas em Excel. Só que em ambos os casos os prejuízos para as empresas eram grandes, as fichas sumiam ou eram danificadas, as planilhas poderiam ser deletadas e em caso de roubo do computador perdidas.

O que não acontece no sistema web, pois os prestadores de serviços realizam backups com frequência, mantendo todos os dados salvos, caso aconteça algo com os computadores da sua empresa. E a vantagem é que poderá acessar esses cadastros sem precisar ir até a empresa.

Cadastros no SLAPFestas:

O SLAPFestas, é um sistema web que auxilia no gerenciamento das locações, orçamentos, estoque, financeiro e cadastramento de produtos, clientes e fornecedores.

Ao acessar o sistema, no menu principal, do lado esquerdo da tela, poderá visualizar a opção CADASTROS.

Cadastro de clientes:

A primeira opção dessa aba é o cadastro de clientes. Ao clicar aparecerá uma tela de cadastro do cliente, onde terá que inserir as informações básicas (nome, telefone, email, cpf ou cnpj, endereço) e poderá escolher se é um cadastro de pessoa física ou jurídica.

Ainda nessa opção, poderá inserir, além das informações básicas citadas acima, informações de redes sociais, onde o cliente conheceu a sua empresa, inserir o cliente em uma tabela de preços, já deixa pré-estabelecido o desconto em porcentagem (%) que esse cliente receberá nas locações feitas na sua empresa, e ainda, inseri foto ou documento digitalizado.

Uma vez feito cadastro do seu cliente no sistema, quando futuramente ele retornar a sua empresa para fazer novos orçamentos ou locações, só entrar no campo de consulta de clientes e identifica-lo, não sendo necessário fazer novo cadastro a cada contratação.

Cadastro de fornecedores:

O SLAPFestas disponibiliza também, campo de cadastro para fornecedores, solicitando todas as informações básicas sobre o fornecedor, oferece também (como no cadastro de clientes) as opções de pessoa física e jurídica.

Seguindo a mesma linha de raciocínio do cadastro de clientes, uma vez feito cadastro do fornecedor, não será necessário refazer nas próximas compras ou entrega de produtos, basta utilizar o campo de pesquisa de cadastro de fornecedores.

Cadastrar usuários:

Nessa opção você poderá criar um perfil para cada usuário da sua empresa, inserindo nome, telefone, celular, nome de usuário, senha.

Poderá personalizar o perfil com as opções: atendente, administrador e financeiro. Inserir o período que tal perfil estará utilizando o sistema (manhã e tarde) e horário de trabalho (início e saída).

Ainda poderá escolher as funcionalidades que esse usuário poderá acessar no sistema da sua empresa. Exemplo: o perfil da atendente Maria não poderá ter acesso ao menu financeiro do sistema.

Com o perfil de administrador, ainda poderá trocar a senha dos perfis de usuários e excluir um perfil, caso não seja mais necessário.

Realize um teste gratuito no ambiente de demonstração e veja como o SLAPFestas poderá ajudar você a gerir melhor a sua empresa.

 

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